Maitriser l'entretien annuel d'évaluation

Programme

Définir les objectifs, les enjeux et les bénéfices de l’entretien individuel d’évaluation

• Permettre au collaborateur de s’exprimer par rapport à son vécu quotidien dans sa situation de travail
• Exposer les attentes de l’entreprise envers le collaborateur
• Permettre au collaborateur, de poser un regard sur sa situation professionnelle, son activité et son environnement de travail
• Permettre au collaborateur de mieux se connaître et de formuler ses attentes
• Mettre en place une réflexion constructive et une approche critique sur les responsabilités exercées dans le passé et celles à venir
• Faire comprendre au collaborateur et au manager les conséquences multiples engendrées par cet exercice avec une particularité : la volonté de l’évolution professionnelle du collaborateur

 Connaître les règles pour que l’entretien individuel d’évaluation soit une réussite

• Être capable de montrer à son interlocuteur ses forces et ses faiblesses et de lui demander de combler les dernières
• Savoir dissocier vie professionnelle et vie privée, tant dans le contenu des discussions qu’au niveau relationnel
• Comment séparer les aspects d’amitié et de connaissance pour mieux se focaliser sur les faits réels du travail
• Comment ne pas juger le collaborateur mais l’aider à se développer dans ses compétences
• Prendre le temps de préparer son entretien afin d’éviter, de reconnaitre et de résoudre l’apparition de situations difficiles liées à un risque d’une mauvaise communication (mauvaise interprétation de ce que l’interlocuteur dit, manque de clarté dans la pensée, manque de précisions dans les affirmations…)
• Porter un soin particulier à respecter certaines règles fondamentales (l’apparence, la gestuelle, la voix, le regard, l’endroit où se déroule l’entretien, la durée…)
• Comment discuter des visions divergentes sur la manière de travailler de son collaborateur et sur les priorités de l’entreprise afin d’essayer de trouver un point commun et d’avancer ensemble vers des objectifs communs

Respecter les principaux thèmes à aborder lors de l’entretien

• Savoir analyser la situation de travail passée sous l’angle de vue de plusieurs critères
• Mettre en place la définition des objectifs pour la prochaine période
• Savoir préciser avec son collaborateur ses besoins de formation, ses souhaits d’évolution
• Réussir à amener la discussion sur l’avenir professionnel général du collaborateur

Savoir préparer l’entretien   

Préparation du manager

• Mettre en forme des questions pertinentes et apporter des messages clairs car de ceux-ci dépendront à l’avenir, la motivation du travail du collaborateur et son attitude face à sa situation de travail
• Préparer et structurer l’entretien
• Réussir à adopter une attitude d’écoute de son interlocuteur basée sur l’effort de compréhension du message de l’autre et une attention soutenue
• Savoir identifier les signes de stress chez son interlocuteur pour dédramatiser une éventuelle tension psychologique inhérente à ce type de face-à-face

Préparation des conditions matérielles

• Fixer la date et l’heure de l’entretien individuel dans un délai raisonnable
• Tenir compte des contraintes de travail de son collaborateur
• Réserver une plage horaire d’au moins une heure
• Veiller à ce que le collaborateur prenne suffisamment de temps pour se préparer à l’entretien
• Veiller à ne pas être dérangé pendant l’entretien ni par des coups de téléphones, des mails ou des personnes pouvant entrer dans la pièce

L’entretien

Les étapes de l’entretien

• Faire le bilan de l’année écoulée
• Savoir évaluer les compétences et les résultats
• Identifier clairement au collaborateur ce que l’entreprise et son environnement de travail attendent de lui
• Permettre au collaborateur de s’adapter aux attentes de l’entreprise, de pouvoir y apporter ses réflexions et de réagir en adéquation
• Savoir fixer des objectifs « SMART » alignés à la stratégie de l’entreprise
• Savoir élaborer un plan de développement et d’amélioration

Attitude et comportement

• Veiller à ce que l’entretien demeure un moment d’échange à la fois sérieux et décontracté : l’entretien n’est pas un règlement de compte
• Comment ne pas stresser son interlocuteur
• Comment se montrer compréhensif face à une attitude de nervosité
• Savoir adopter une attitude d’authenticité et d’honnêteté de manière à obtenir un dialogue ouvert, franc et simple
• Savoir encourager son collaborateur à poursuivre ses efforts
• Comment rassurer son interlocuteur sur l’accompagnement et l’aide disponible en cas de besoin
• Savoir remercier son interlocuteur sur les efforts faits au cours de l’année passée

Conclure l’entretien

• Veiller à une issue positive de l’entretien en s’assurant qu’il ne s’accompagne pas de frustrations
• S’assurer que tous les points importants ont été abordés
• Résumer les principales décisions prises au cours de l’entretien
• Rappeler les suites à donner par chacun
• Fixer le délai du prochain point dans le cadre du suivi
• Rappeler la disponibilité permanente du responsable si nécessaire